Datenschutzhinweise zum Usability-Test RDMO im BUA-Projekt CARDS
1. Projektbeschreibung
Im Rahmen des BUA-geförderten Projekts „Collaboratively Advancing Research Data Support“ (CARDS) führen wir an der Technischen Universität Berlin einen Usability-Test zur webbasierten Anwendung Research Data Management Organizer (RDMO) durch. Die RDMO-Instanz wird von der Universitätsbibliothek der Technischen Universität Berlin auf institutionellen Servern gehostet. Ziel des Usability-Tests ist es, die Nutzbarkeit der Anwendung zu evaluieren und auf dieser Grundlage Verbesserungen abzuleiten.
Im Rahmen des Tests erstellen die Teilnehmenden einen Datenmanagementplan (DMP) in RDMO und geben anschließend Feedback über eine Online-Umfrage in LimeSurvey. Die LimeSurvey-Instanz wird von der Universitätsbibliothek der Technischen Universität Berlin auf institutionellen Servern gehostet.
Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO
Technische Universität Berlin
Straße des 17. Juni 135
10623 Berlin
E-Mail: dsb-tuberlin@kinast.eu
Website: www.tu.berlin
Ansprechperson für das Projekt
Dr. Britta Steinke
Technische Universität Berlin, Universitätsbibliothek
Fasanenstr. 88
10623 Berlin
E-Mail: b.steinke(at)tu-berlin.de
Testzeitraum
01.04.2026-01.08.2026
2. Welche Daten werden verarbeitet?
Im Rahmen des Usability-Tests werden folgende Daten verarbeitet:
- Ihre E-Mail-Adresse, sofern Sie sich für die Teilnahme anmelden
- eine individuelle Kennung, die Ihnen für den Test zugewiesen wird und auch als Login in RDMO dient
- Ihre Angaben in der abschließenden Online-Umfrage
- Angaben dazu, ob alle vorgesehenen Teile des Tests abgeschlossen wurden, soweit dies für die Vergabe eines Gutscheins als Aufwandsentschädigung erforderlich ist.
3. Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Durchführung und Auswertung des Usability-Tests der webbasierten Anwendung Research Data Management Organizer (RDMO).
Die E-Mail-Adresse wird ausschließlich verwendet, um
- die Teilnahme am Usability-Test zu organisieren,
- Ihnen eine individuelle Kennung zuzuweisen,
- die einzelnen Bestandteile des Tests (DMP + Feedback) unter dieser Kennung zusammenzuführen sowie
- gegebenenfalls einen Gutschein als Aufwandsentschädigung zuzusenden.
Die im Rahmen des Tests und der Umfrage erhobenen Daten werden zunächst pseudonymisiert verarbeitet. Das bedeutet, dass die Daten über eine Kennung zugeordnet werden können, ohne dass Ihre Personunmittelbar aus den Auswertungsdaten hervorgeht.
Die Zuordnung zwischen Kennung und E-Mail-Adresse ist nur einem eng begrenzten Kreis von Projektmitarbeitenden zugänglich. Sie dient ausschließlich dazu,
- die einzelnen Bestandteile des Usability-Tests zusammenzuführen,
- die vollständige Teilnahme festzustellen und
- gegebenenfalls den Gutschein als Aufwandsentschädigung zuzuordnen.
Nach Abschluss dieser organisatorischen Schritte wird die Zuordnung zwischen Kennung und E-Mail-Adresse gelöscht. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt die weitere Verarbeitung ohne Personenbezug.
Die im Rahmen des Tests in RDMO eingegebenen Inhalte werden nicht inhaltlich ausgewertet, sondern nur insoweit verarbeitet, wie dies für die Durchführung des Usability-Tests und die Zuordnung zum Feedback erforderlich ist.
Die Analyse und Auswertung des Usability-Tests erfolgt ausschließlich auf Basis der nach Löschung des Zuordnungsschlüssels anonymisierten Daten.
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nicht.
Der Zugang zu personenbezogenen beziehungsweise pseudonymisierten Daten ist auf die unmittelbar mit dem Projekt befassten Mitarbeiter*innen beschränkt.
4. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Usability-Tests und der anschließenden Umfrage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
5. Freiwilligkeit und Widerruf
Die Teilnahme am Usability-Test ist freiwillig. Aus einer Nichtteilnahme entstehen Ihnen keine Nachteile. Sie können die Teilnahme jederzeit abbrechen und auch einzelne Fragen unbeantwortet lassen.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Bitte beachten Sie: Ein Widerruf ist nur möglich, solange die Zuordnung zwischen Ihrer Kennung und Ihrer E-Mail-Adresse noch besteht. Nach Löschung dieses Zuordnungsschlüssels können wir Ihre Daten nicht mehr Ihrer Person zuordnen; eine nachträgliche Löschung einzelner Datensätze ist dann nicht mehr möglich.
6. Speicherdauer
Die Zuordnung zwischen E-Mail-Adresse und Kennung wird gelöscht, sobald sie für die Organisation des Tests, die Zuordnung der Testbestandteile und die Ausgabe des Gutscheins nicht mehr erforderlich ist, spätestens jedoch bis zum 31.12.2026.
Die danach verbleibenden Daten werden nur noch ohne direkten Personenbezug für die Auswertung des Usability-Tests verarbeitet.
7. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie grundsätzlich folgende Rechte, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen:
- Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten, Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, Art. 16 DSGVO
- Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
- Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
- Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
Bei Fragen zur Datenverarbeitung im Rahmen dieses Projekts können Sie sich an die Projektverantwortliche wenden.
Wenn Sie datenschutzrechtliche Bedenken haben, können Sie sich außerdem an den Datenschutzbeauftragten der Technischen Universität Berlin wenden:
Dr. Karsten Kinast
KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Nordstraße 17a
50733 Köln
E-Mail: dsb-tuberlin(at)kinast.eu
Sollten Sie Anlass zur Beschwerde sehen, können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Ihnen steht insoweit ein Beschwerderecht gemäß Art. 77 DSGVO zu.
Zuständige Datenaufsichtsbehörde:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
E-Mail: mailbox(at)datenschutz-berlin.de
8. Hinweis zur Einwilligung
Die Einwilligung in die Teilnahme am Usability-Test und in die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gesondert im Rahmen der Online-Umfrage durch aktives Anklicken einer Checkbox. Die Datenschutzerklärung ist dabei verlinkt und vor Abgabe der Einwilligung zugänglich per Klick.
